Il miglioramento continuo dei processi

Come cambiare positivamente il modo di lavorare e di conseguenza migliorare i processi aziendali?

Prendendo spunto dal metodo KAIZEN (in giapponese “L’atto di migliorare i punti negativi”) potremmo dire che il miglioramento continuo è un processo interno che accade nella cultura e nella mente.

E’ necessario adottare la pratica dell’autocritica, perché sarà la considerazione che “avrebbe potuto essere migliore” che indicherà la motivazione per migliorare continuamente. Devono essere incentivati feedback da tutto il personale, nel corso di “incontri di riflessione”, allo scopo di analizzare il processo e risolvere le problematiche che si sono incontrate.

I punti fondamentali di questo approccio mentale sono:

  • le risorse umane sono al centro del processo di miglioramento
  • Il processo deve progredire grazie a piccoli ma continui miglioramenti
  • Avere una mentalità tesa ad imparare da tutto e tutti senza criticare e senza biasimare anche le idee scartate
  • il miglioramento deve basarsi sulla valutazione delle performance del processo
  • Adottare un approccio di tipo problem solving che sia in grado di generare idee per migliorare
  • Adottare un metodo scientifico basato sulle misurazioni non solo sulle sensazioni
  • avere un approccio sistemico che prenda in considerazione tutti i processi che possano essere influenzati non solo quelli che possono essere sistemati immediatamente

Il metodo di lavoro deve prevedere una fase iniziale

1 – PIANIFICARE

Si identifica il processo più strategico che si vuole migliorare (dopo si penserà a migliorare anche gli altri processi),

si identificano le inefficienze e le loro cause (attività prive di valore per il cliente, personale poco qualificato, sprechi da eliminare, bassa disponibilità di risorse, errata distribuzione dei compiti specifici, poca qualità o produttività ecc.).
Per individuare i motivi che hanno originato l’inefficienza bisogna chiedersi “Perché succede?” se necessario fino a 5 volte: continuare a chiedere nuovamente “Perché succede?” su ogni sotto-causa consente di continuare a sviscerare le eventuali cause, a livelli sempre più profondi.

Si forma un team interfunzionale di persone che sia in grado di aggredire il problema e di risolverlo velocemente.

Si identificano i miglioramenti da fare sulla base degli obiettivi strategici.

Seguono tre fasi successive

2 – FARE

Compiere le azioni pianificate, necessarie per il miglioramento.

3 – CONTROLLARE

Il controllo è la fase fondamentale del processo. I responsabili dovranno misurare con regolarità  le performance riferite al processo con idonei KPI, per documentare i miglioramenti ottenuti o falliti e il trend nel medio e lungo periodo.

4 – CORREGGERE

Sulla base delle evidenze scaturite dal controllo potranno essere effettuati interventi correttivi identificando eventuali modifiche da apportare alle soluzioni adottate per sostenere il cambiamenti in maniera efficace.

Bisogna poi attuare un monitoraggio continuo.

Dobbiamo pensare alle quattro fasi suddette (Pianificare – Fare – Controllare – Correggere) come a una ruota sempre in movimento, per realizzare il ciclo virtuoso di miglioramento continuo.

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