Come cambiare positivamente il modo di lavorare e di conseguenza migliorare i processi aziendali?
Prendendo spunto dal metodo KAIZEN (in giapponese “L’atto di migliorare i punti negativi”) potremmo dire che il miglioramento continuo è un processo interno che accade nella cultura e nella mente.
E’ necessario adottare la pratica dell’autocritica, perché sarà la considerazione che “avrebbe potuto essere migliore” che indicherà la motivazione per migliorare continuamente. Devono essere incentivati feedback da tutto il personale, nel corso di “incontri di riflessione”, allo scopo di analizzare il processo e risolvere le problematiche che si sono incontrate.
I punti fondamentali di questo approccio sono:
- le risorse umane sono al centro del processo di miglioramento
- Il processo deve progredire grazie a piccoli ma continui miglioramenti
- Avere una mentalità tesa ad imparare da tutto e tutti senza criticare e senza biasimare anche le idee scartate
- il miglioramento deve basarsi sulla valutazione delle performance del processo
- Adottare un approccio di tipo problem solving che sia in grado di generare idee per migliorare
- Adottare un metodo scientifico basato sulle misurazioni non solo sulle sensazioni
- avere un approccio sistemico che prenda in considerazione tutti i processi che possano essere influenzati non solo quelli che possono essere sistemati immediatamente
Ciclo di Deming (Ciclo OPDCA)
Per gestire il funzionamento dei processi aziendali si può utilizzare il ciclo di Deming, che si articola in 5 fasi:
- Osserva (analisi as-is)
- Pianifica
- Fai quanto hai pianificato
- Verifica che quanto hai fatto sia conforme a quanto hai pianificato
- Intervieni a correggere e rendere conforme quanto hai realizzato
Osserva (analisi as-is)
Comprensione dei processi attualmente in essere. E’ fondamentale comprendere nel dettaglio come questi si svolgono all’interno dell’azienda e come i responsabili di processo operano per realizzare i propri obiettivi quotidiani. Potrebbero esserci processi da migliorare o nuovi processi da introdurre. Ci si focalizzerà solo sui processi chiave per il raggiungimento degli obiettivi strategici.
Plan
Si identifica il processo più strategico che si vuole migliorare (dopo si penserà a migliorare anche gli altri processi).
Si identificano le inefficienze e le loro cause (attività prive di valore per il cliente, personale poco qualificato, sprechi da eliminare, bassa disponibilità di risorse, errata distribuzione dei compiti specifici, poca qualità o produttività ecc.).
Per individuare i motivi che hanno originato l’inefficienza bisogna chiedersi “Perché succede?” se necessario fino a 5 volte: continuare a chiedere nuovamente “Perché succede?” su ogni sotto-causa consente di continuare a sviscerare le eventuali cause, a livelli sempre più profondi.
Si forma un team interfunzionale di persone che sia in grado di aggredire il problema e di risolverlo velocemente.
Si identificano i miglioramenti da fare sulla base degli obiettivi strategici e si individuano i kpi che rendono questo processo misurabile.
Do
L’azienda, impiegando le risorse a disposizione o reperendo quelle necessarie al business, provvede a mettere in atto quelle attività che sono necessarie per il miglioramento.
Non tutti i processi hanno la stessa rilevanza, è importante identificare quelli che sono più strategici per il raggiungimento degli obiettivi pianificati.
Check
I responsabili dovranno misurare con regolarità le performance riferite al processo con idonei KPI, per documentare i miglioramenti ottenuti o falliti e il trend nel medio e lungo periodo.
Act
L’azienda provvede a correggere eventuali difformità tra quanto pianificato rispetto a quanto ha effettivamente realizzato.
Con il monitoraggio continuo attraverso i kpi e le azioni correttive, quando necessarie, il ciclo di Deming permette di attuare un miglioramento continuo che tende a realizzare degli output di processo conformi a quelli pianificati.
Dobbiamo pensare alle quattro fasi suddette (Pianificare – Fare – Controllare – Correggere) come a una ruota sempre in movimento, per realizzare il ciclo virtuoso di miglioramento continuo.