Scrivere obiettivi aziendali e renderli misurabili con gli OKR

Una metodologia di gestione degli obiettivi (cioè di pianificazione della strategia aziendale) che incoraggia le aziende a definire le aree di miglioramento e guidare i cambiamenti è quella legata agli OKR (Objectives and Key Results).

Nel processo di pianificazione OKR i dipendenti sono divisi in team, anche interfunzionali (Vendite, Prodotto, Amministrazione, Logistica, ecc.), dove ogni ogni dipendente normalmente fa parte di più team.
I vari team:

  • concordano sugli Obiettivi aziendali, tenendo conto delle risorse umane e delle competenze disponibili, della mission aziendale, dei propri fattori critici di successo e delle aree di business più rilevanti e del contesto in cui opera. Gli obiettivi aziendali non devono avere KR;
  • scelgono i propri Obiettivi a livello di team, per contribuire contemporaneamente agli obiettivi aziendali;
  • sviluppano e impostano il/i Key Result del team. I KR devono definire:
    1. Target (sfidante): numero, percentuale, ratio;
    1. Data: … (entro il …). La data sarà quella della fine del trimestre (detto periodo di sprint), in cui si farà un esame retrospettivo di come sono andate le cose per migliorare il trimestre successivo.
  • Individuano i Rischi che potrebbero frapporre ostacoli verso l’obiettivo: che cosa succede se va male?
  • Impostano i KPI per ogni rischio: i KPI devono indicare una soglia di allerta, al di sotto della quale non si vuole scendere;
  • Collegata ad ogni KPI viene svolta un’attività (iniziativa) che si compone di una serie di compiti operativi (task)

La pianificazione OKR stabilisce Obiettivi aziendali (Objectives) e Risultati Chiave (Key Results) che si definiscono “outcome”.
Con il termine “outcome” si intende la misurazione del risultato concreto di determinate azioni, contrapposto al termine “output” con il quale si vuole indicare che determinate azioni sono state fatte, indipendentemente dal risultato che hanno ottenuto.

Gli “obiettivi” sono esclusivamente qualitativi: indicano quali aree si possono migliorare, innovare, correggere o evidenziano cosa sta frenando la crescita, in pratica dove sono i problemi.
Non riguardano tutte le aree aziendali, ma solo quelle più rilevanti sul business.
Nel formulare gli obiettivi si impara dal passato, in base a cosa funziona e cosa no, in un processo iterativo di miglioramento continuo.
Sarebbe bene esprimerli sotto forma di domande, in modo da invitare le persone a risolvere un problema.

I “Risultati Chiave” sono misure quantitative che servono a definire il raggiungimento degli obiettivi,
I KR devono essere sfidanti, difficilmente raggiungibili, ma non devono essere impossibili, per non essere demotivanti. Impossibile è qualcosa che non potrebbe mai accadere. Sfidante è qualcosa che, se tutto andasse perfettamente, potrebbe anche accadere.
I KR non devono servire a valutare le performance del personale. Quando non si raggiunge il risultato chiave prefissato, questo fatto non si associa automaticamente al fallimento, ma piuttosto a un’opportunità per fare una nuova valutazione degli obiettivi per il trimestre successivo. Il mancato raggiungimento del target è attribuibile al Rischio, cioè a un fattore esterno e, in quanto tale, difficilmente controllabile.

Gli OKR vanno ampiamente comunicati, perché i dipendenti che hanno una comprensione più profonda di come la loro attività quotidiana aiuta a portare avanti gli obiettivi aziendali, sono più motivati e di conseguenza aumenta la produttività.

Durante la fase operativa il Team Leader ha il compito di rimuovere gli ostacoli che si presentano al proprio team durante la fase esecutiva, per evitare che si verifichino blocchi delle attività.
Questo consente alla fine del trimestre di fare un esame retrospettivo di quello che è accaduto e, se necessario, cambiare strategia: per esempio se tutte le attività si sono svolte senza blocchi e le cose sono andate male lo stesso, probabilmente la strategia non è efficace.

Per fare un esempio di come potrebbero essere scritti OKR per il Team Logistica, riportiamo un esempio tratto dalle guide agli OKR predisposte dall’Associazione Italiana OKR 

Che differenza c’è tra OKR e KPI (key performance indicators)?
Gli OKR definiscono gli Obiettivi da raggiungere, i secondi misurano le metriche aziendali che riflettono le prestazioni da controllare per riuscirci.

I KPI non ti dicono cosa deve essere cambiato o migliorato per guidare la crescita, mentre gli OKR ti aiutano a vedere come le tue metriche aziendali si relazionano al tuo lavoro quotidiano. I KPI controllano, gli OKR stimolano.

Gli OKR sono l’azione per il miglioramento e il cambiamento. Possono aiutare a delineare il “come” raggiungere i vari obiettivi: raggiungerò questo OBIETTIVO (What), misurato da questo RISULTATO CHIAVE (How).

STRUMENTI DIVERSI PER SCOPI DIVERSI

In azienda ci sono strumenti diversi per scopi diversi, tra cui possiamo annoverare anche strumenti OKR. In una rapida panoramica possiamo elencare tra i principali:

StrumentoEsempioScopo
Strumenti specifici della funzione
/ufficio
ERP (Enterprise Resource Planning) per organizzare
le varie funzioni aziendali: Produzione, Vendite, Amministrazione,
Magazzino,
Risorse umane, ecc.
Adempiere alle normali responsabilità aziendali
Strumenti
per il monitoraggio dei dati
Fogli di calcolo per il tracciamento  manuale
dei dati; Power BI o altre piattaforme di intelligenza artificiale per una reportistica efficace;
Google Analytics per analizzare le statistiche
sui visitatori del sito web; CRM (Customer Relationship Management) per gestire i dati dei clienti, ecc.
Monitorare le metriche di business con i KPI (Key Performance Indicators)
Strumenti per la gestione dei progettiAsana, Bitrix24, ecc.Pianificare progetti, assegnare piani e stabilire scadenze
Strumento OKR (Objectives and Key Results)LinkHub, FlowyTeam, Weekdone, ecc.Fissare obiettivi
mirati al miglioramento e allineare i team

Linee guida e documenti

L’OIBR (Organismo Italiano Business Reporting) mette a disposizione Linee guida e documenti tra cui il Quaderno n. 7 che individua indicatori chiave di performance finanziari e non finanziari (KPI) ed indicatori chiave di rischio (KRI).

Esempi OKR
Un ampio elenco di esempi di obiettivi e risultati chiave per ispirarti a scrivere il tuo: https://okrexamples.co/?utm_medium=header