Un metodo per lavorare in team e massimizzare l’efficienza, può essere basato sullo schema KANBAN (in giapponese “Cartellone”), che consente di gestire il flusso di lavoro di un processo visualizzandolo su una lavagna.
Per visualizzare il lavoro su una lavagna disegniamo tre colonne: “Richiesto”, “In corso” e “Fatto”; ogni azione di lavoro (attività) sarà rappresentata da una scheda (post-it), che sarà collocata in una delle tre colonne a seconda che il lavoro sia stato richiesto, sia in corso o fatto.
La lavagna dovrà essere aggiornata continuamente in modo da funzionare come “archivio in tempo reale” dei lavori in corso. In questo modo tutti i membri del team saranno aggiornati sullo stato di ogni progetto o attività (Trasparenza).
Questo schema consente di visualizzare i colli di bottiglia nei processi, perché in quel caso la colonna dei lavori in corso sarà sovraffollata di attività.
Il metodo Kanban si basa su QUATTRO VALORI:
1 – INIZIA CON QUELLO CHE FAI ORA
Non si devono apportare modifiche radicali al flusso di lavoro attuale. Si può introdurre Kanban, senza il timore di un impegno eccessivo o di uno “shock culturale”, quindi senza il rischio di incontrare forti resistenze a causa della paura o dell’incertezza degli addetti coinvolti.
2 – ACCETTARE DI PERSEGUIRE CAMBIAMENTI INCREMENTALI, EVOLUTIVI
La metodologia Kanban è progettata per soddisfare una resistenza minima. Si incoraggiano continue piccole modifiche incrementali ed evolutive al processo corrente.
3 – RISPETTARE L’ATTUALE PROCESSO, I RUOLI E LE RESPONSABILITÀ
I processi, i ruoli, le responsabilità esistenti devono essere preservate. Kanban è progettato per promuovere e incoraggiare miglioramenti continui senza innescare la paura del cambiamento.
4 – INCORAGGIARE GLI ATTI DI LEADERSHIP A TUTTI I LIVELLI
Gli addetti a tutti i livelli devono sviluppare una mentalità di miglioramento continuo, al fine di raggiungere prestazioni eccellenti a livello di processi/azienda.
COME SI PRATICA il metodo kanban:
1 – VISUALIZZA IL FLUSSO DI LAVORO DI UN PROCESSO
La cosa più importante cosa è capire cosa serve per soddisfare la richiesta del cliente, cioè cosa si deve fare per rendere un prodotto o servizio consegnabile. Solo chi ha una comprensione completa di come funziona il flusso di lavoro può aspirare a migliorarlo, apportando le modifiche necessarie.
2 – LIMITARE I LAVORI IN CORSO
Uno degli scopi principali del Kanban è quello di limitare le attività in corso al fine di concentrarsi su di loro fino al completamento. Limitare il Work in Progress WIP garantisce che un’attività sia spostata nella colonna successiva solo quando ci sia la capacità di sviluppare la fase seguente e quindi incoraggia il team a collaborare (se ci sono le capacità) al fine di completare più rapidamente il lavoro.
Per aumentare la produttività, eliminando sprechi e inefficienze, è necessario eliminare le distrazioni, il cambio di contesto e il multitasking. Quando l’attenzione delle persone è rivolta a troppe attività ne risente negativamente l’efficienza del processo.
3 – GESTIRE IL FLUSSO
L’idea generale del metodo Kanban è quella di creare un flusso rapido e regolare di merci, semilavorati, componenti, ecc., attraverso il processo di produzione, per ridurre il tempo medio del ciclo, evitando il costo dei ritardi e quindi generando più valore.
Il miglioramento deriva dalla comprensione di come far passare quel lavoro più rapidamente nel sistema, ma questo non è in relazione con il tempo che le persone impiegano nel lavoro.
4 – RENDERE ESPLICITE LE POLITICHE DI PROCESSO
L’obiettivo deve essere chiaramente definito e condiviso con le persone, perché queste saranno in grado di contribuire al miglioramento solo se capiscono qual è l’obiettivo e lo reputano utile e raggiungibile.
5 – CICLI DI FEEDBACK
Il monitoraggio è la sola garanzia che il cambiamento positivo sia portato avanti con continuità e per far questo sono necessarie riunioni regolari per il trasferimento delle conoscenze (cicli di feedback).
Le riunioni possono essere organizzate come stand-up meeting della durata di 10-15 minuti, dritti al punto e mai inutilmente lunghi. E’ essenziale che la frequenza stabilita sia rigorosamente fissa nel giorno e nell’ora.
Queste riunioni servono per sincronizzare il team: ogni membro dice agli altri cosa ha fatto nel periodo precedente e cosa farà nel periodo successivo, i problemi che ha incontrato o che deve ancora risolvere, se ha bisogno di aiuto, ecc..
Questi meeting servono al team per cambiare priorità, riorganizzare o cambiare la messa a fuoco, tanto più velocemente quanto più sono frequenti.
6 – MIGLIORAMENTO COLLABORATIVO
Il modo migliore per ottenere un cambiamento continuo all’interno di un’organizzazione è la visione condivisa di cosa bisogna fare per gestire i flussi di lavoro e i rischi.
Sono stati elaborati vari metodi per lavorare in team; ti suggerisco questo link per un rapido esame di due tra i più diffusi: http://www.scrumitalia.org/scrum/scrum-vs-kanban/
Tra i software che si possono utilizzare per gestire il lavoro in team ti segnalo Asana che è un software in lingua italiana che prevede una versione gratuita e Taiga anch’esso con una versione gratuita.